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  • 访客管理系统选购注意点

  • 2014-06-10 01:52 来源:IT168 关键字:访客管理系统,选购 浏览量:54
  • 导读: 访客系统就是使用计算机快速登记访客人员信息,可阅读二代证、一代证、护照、驾照,并可现场拍照。具有临时智能卡发放与管理功能,并可用专用设备打印访客单。访客管理系统可无缝集成通用身份识别系统,使单位内外人员出入都能得到很好的管理,大幅提升场所安全级别。
  •   访客管理系统是指一套能有效快捷的管理公司外以及内部人员进出公司大门所需要填写进出记录等相关信息的管理软件。一般是公司前台和企业大门处使用,掌握并管理企业的来访人员动态。访客系统就是使用计算机快速登记访客人员信息,可阅读二代证、一代证、护照、驾照,并可现场拍照。具有临时智能卡发放与管理功能,并可用专用设备打印访客单。访客管理系统可无缝集成通用身份识别系统,使单位内外人员出入都能得到很好的管理,大幅提升场所安全级别。
      (一)三种访客系统比较
      目前市面上存在三种访客管理手段,一是手工登记来访人员信息,安保(前台)工作人员确认;二是计算机系统验证身份信息,安保人员确认;三是访客通过自助访客端主动登记信息,进入场内管理方也可查看到来访者的场内运行轨迹,做到良好场内管理。
      (一)手工登记访客系统
      假设应用场所已经使用了通道、梯控、门禁出入管理系统。来访者到达入口或前台,告知安保人员将要访问的公司或人员以及访问原因,安保人员致电被访公司确认是否允许,如果允许访问,访问者在登记簿上填写身份信息,安保人员检验后发通行卡。访问者完成访问后到达出口处,通道设备吞卡,或来访者直接将卡归还前台。但这样的访客管理存在明显缺陷,众多现实案例纷纷证明了存在的问题。
      1、来访者身份不易确认
      来访人员手工登记身份,可能出现隐藏身份、登记假信息情况;因人不同,字迹也各不相同,因此对来访人员身份难以辨认。且不说来访者的登记,我们甚至不能确保每一位安保人员都尽职尽责,安保人员不仔细核对登记信息,绝大多数登记也都流于形式,根本不能做到对来访者的有效管理。
      2、单管理不便
      访客信息采用纸质登记,纸质登记单容易丢失、容易损坏,不易保存,对历史数据查找很不方便,如果一个月后才发现来访者存在问题,要在大叠的登记表中找到问题访客如同大海捞针。
      (二)计算机简单登记系统
      1、人员登记效率低
      在如今人人要求平等的年代,访问者得到被访者的尊重直接影响着双方的业务合作。有时,物业为保障来访安全的权责划分,甚至要求必须由被访者引领来访者才能进入,严重影响来访者的时间和心情,难免不会将情绪归结在被访者身上。
      通过人员进行登记的访客管理事实上起步较早,在通道和门禁发展阶段就已经存在,但许多人员登记仅仅流于形式,并没有真正的做到对来访者进行管理。而正是由于人员访客登记方式的诸多问题,在计算机如此发达的时代,人们发明了用计算机代替手工登记的访客系统。
      2、人员登记访客来访体验不好
      正是由于手工登记的诸多问题,人们开始将来访者登记转移到了电脑上,计算机登记能够解决手工登记的一些问题,例如:计算机代替人工登记,避免了字迹不清、错位等问题;计算机访客系统与证件扫描仪相连,无需输入,直接扫描即可完成对来访者身份的确认,扫描仪可直接读取一代身份证、二代身份证、驾照、护照、军官证、港澳台通行证等有效证件;计算机登记加快了访客登记速度。
      计算机访客系统与监控设备相连,监控设备实时抓拍来访者当前图像,在电脑界面上将其与身份证件图像进行对比、保存,如此使得信息更加可靠安全。但计算机登记式访客系统还仅仅处于确认访客信息的阶段,而访客管理并不仅仅是为了确认访客信息。从目前的市场形势看,最先促发访客需求的将是人员流动大、身份复杂的场所,例如政府、法院、市民中心、检察院、大型城市综合体、高端写字楼等。这些场所管理方想要对来访人员进行管理,从而确保多种业务的正常开展,但同时,由于场所的公开性,他们又要保持良好的社会形象和平等观念,而这种基于简单登记的访客系统就没有办法满足需求了。
      3、不能应付大流量的来访者
      因为计算机访客登记仅仅是将手工登记转移到计算机上,虽然登记时间较手工登记有所提高,但如果在人流量大的场所,如市民中心、城市综合体等,拥堵情况还是经常发生。场所中前台一般设置一个,工作人员配备两个,而计算机访客登记终端一般也只能配备一台,这和之前的手工登记配置基本一样。因此还是起不到来访人员登记分流作用,速度当然不可能提升很多。
      4、不能做到良好的用户体验
      正如上文所说,目前促发需求的多是市政建设和高档商务中心,访问这些场所的人员通常对平等性、服务态度和受尊重性的要求更高,长时间的前台等候终将消磨来访者的耐心;这样的访客登记实际上并没有做到很好的用户体验。正如我们前文对访客系统的设想,我们不仅想确认来访者的身份,我们同样希望在不影响他访问的同时对他场内的运动轨迹进行管理。
      (三)主动式访客管理系统
      不管是上文的手工登记,还是计算机登记,其实都不是成熟的访客管理,仅仅做了访客管理的一个部分——身份确认。就调研结果显示,目前市场需要的是能够给用户带来良好体验,又可确保安全访问的访客管理系统!这种访客管理不仅要确保他进入场所的身份安全,同时要确保他场所内部的访问安全。
      那么,怎样才能既做到优秀的用户体验、又保持高效安全的访客管理呢?答案只有一个,化被动为主动!可以在入口处设置自助式访客终端,客户自行刷卡或致电被访者即可判断是否允许访问,自助访客终端登记速度比被动式的登记速度更快;且系统能与通道、梯控、门禁联动,可实现对访客的一卡通管理,这样,我们能够从管理端非常清晰的看到访客在场内的轨迹;同时,我们可以根据场所人流量配置多台自助终端,如此便可起到很好的分流作用,不至入口拥堵。
      二、访客系统选购注意
      为了更好的服务于更安全的工作,用户在选择访客系统的时候应关心下列功能:
      入口多重安全保障。系统对来访者证件资料(文字、图像)自动完整记录,并提供防伪参考,便于对VIP人士记录方便快速通过,对可疑人员进行拒访处理;
      分等级科学化管理。分级权限管理使不同岗位人员能够专注本职工作;方便实时检查、总结工作;工作步骤全程记录,便于动态监控工作,保持工作质量持续提升;
      全面快捷的信息记录。各类证件资料自动录入,无需手写;登记资料真实准确,电脑自动处理,不会出现字迹不清,来访者照片自动抓拍,便于通道管理;操作流程简单,软件系统采用人性化设计,界面友好,操作人员可轻松掌握;
      对来访宾客完善的服务。对访客登记,使用快速有效身份证登记,只需十几秒即可完成全部登记工作;高效的同时确保来访宾客身份、照片资料完整、准确,使来访者备受尊重;
      保护被访人隐私,被访人可通过网络终端巧妙的授意门卫协助拒绝恶意访客,化解了传统方式暴露被访人隐私的尴尬;
      灵活方便的系统实现,可兼容多种设备,根据实际情况灵活配置,安装调试便利。